Khi làm việc với máy tính bạn thường copy các bài viết hay hoặc các trang tin tức ở các trang web trên internet về máy tính của mình và dán vào world sau đó chỉnh sửa và lưu lại hoặc in ra giấy. Nhưng bạn thường gặp một vấn đề khó khăn là trang văn bản vừa copy về nó có khung dạng bản biểu không căn chỉnh được và khi căn chỉnh đều hai bên (tức Ctrl + J) thì các dòng ngắn (tức là dòng có dấu chấm xuống dòng hay là dòng có sử dụng Enter để ngắt dòng) thường dãn ra đến tận lề phải của trang trông rất khó coi. Có nghĩa là khi copy một đoạn văn bản từ trang web vào word máy sẽ không hiểu các đoạn có dấu chấm ngắt dòng. Để khắc phục những vấn đề này bạn thực hiện theo thao tác sau đây:
A- Chuyển văn bản dạng bảng thành văn bản thường
1. Mở văn bản đó ra
2. Bạn bấm vào biểu tượng có hình bốn phím mũi tên ở phía trên bên trái của bảng để lựa chọn toàn bộ bảng có chứa đoạn văn bản đó.
3. Bạn vào Menu Table sau đó chọn Convert -> Table to Text để chuyển đổi văn bản ở dạng bảng biểu thành văn bản Word thông thường (bạn sẽ làm như vậy cho đến khi hết bảng thì thôi vì trong trang văn băn copy từ Web về có nhiều bảng không liền nhau).
B- Chuyển chế độ ngắt dòng (Shift +Enter) thành (Enter).
1. Mở văn bản đó ra
2. Gõ tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào Edit -> find để mở hộp thoại Tìm và Thay thế của Word).
3. Gõ ^l vào ô Find. ( hoặc chọn Spelial => Manual Line Break)
4. Gõ ^p vào ô Replace. (hoặc chọn Spelial => Paragraph Mark)
5. Nhấn nhút Replace All để chuyển tất cả các
6. Bấm Close để đóng cửa sổ Find lai.
