Trong những năm qua, tỉnh Hải Dương đã triển khai mô hình hóa các công cụ cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là một mô hình áp dụng mang tính toàn diện từ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, của các cơ quan hành chính đến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức.
Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức đã đổi mới từ tư duy, nhận thức đến phương thức chỉ đạo, điều hành, quản lý công việc, quản trị cơ quan “Hình thành và nâng cao nhận thức tin học hoá gắn liền với cải cách hành chính và chuẩn hoá các quy trình giải quyết công việc”; xây dựng nhận thức “Tin học hoá không có nghĩa là cán bộ tin học sẽ làm thay cho cán bộ hành chính” và “Lãnh đạo cơ quan không chỉ là chủ thể kiểm tra, giám sát mà phải là đối tượng thực hiện tin học hóa”; tạo thói quen sử dụng máy tính, ứng dụng các phần mềm phải được xem như là một cuộc cách mạng thật sự trong đổi mới phong cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và tác nghiệp của cơ quan, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức,...để tiến đến Chính quyền điện tử trong tương lai.
Trong hai năm 2014 - 2015, thạc sỹ Nguyễn Cao Thắng, Phó giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cùng các cộng sự đã thực hiện Phát triển mô hình “Công sở điện tử” tại một số cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hải Dương. Nhằm xây dựng hệ thống chuyển dữ liệu kết nối phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc và phần mềm thư điện tử vào mô hình “Công sở điện tử”.
Trong thời gian qua, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hải Dương luôn đặc biệt quan tâm đến việc ứng dụng và phát triển CNTT trong mọi hoạt động quản lý, điều hành, phát triển sản xuất đối với các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Nhận thức rõ vai trò của CNTT, các cấp, các ngành bước đầu đã tập trung đầu tư ứng dụng và phát triển CNTT tại đơn vị mình. Việc triển khai sử dụng mô hình “Công sở điện tử” tại các cơ quan, đơn vị quản lý Nhà nước sẽ mang lại những hiệu quả đầu tư tích cực, giảm thiểu chi phí tối đa và đây cũng là xu thế, là sự phát triển tất yếu, bởi nếu các cơ quan hành chính Nhà nước không đổi mới kịp thì sẽ không quản lý nổi một xã hội đang phát triển từng ngày. Trong quá trình phát triển chính phủ điện tử, việc xây dựng, ứng dụng mô hình “Công sở điện tử” là rất quan trọng.
Trong thời gian tới, các ngành, địa phương cần tập trung triển khai các chỉ thị của Tỉnh uỷ và kế hoạch của UBND tỉnh về phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động các cơ quan Nhà nước, nhất là sử dụng “Công sở điện tử” để giao dịch với người dân và doanh nghiệp. Sở Thông và Truyền thông tăng cường tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật nhằm định hướng sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định của Nhà nước; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức các kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sử dụng các phần mềm để sử dụng hiệu quả công việc được giao nhằm hướng tới hình thành một “Chính quyền điện tử” thật sự ở địa phương.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các thủ tục hành chính là vô cùng quan trọng, góp phần làm tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, kinh phí của nhà nước, doanh nghiệp và người dân. Xây dựng mô hình “Công sở điện tử” là một mục tiêu lớn, khó khăn đòi hỏi đầu tư lớn về thời gian, kinh phí. Năm 2012, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng và triển khai sử dụng mô hình “Công Sở điện tử” tại Sở với nhiều ứng dụng công nghệ thông tin trực tuyến theo kiến trúc hướng dịch vụ bao gồm: Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ một cửa; Các dịch vụ công trực tuyến; tích hợp cơ sở dữ liệu chuyên ngành; Hệ thống Thư điện tử.
Mô hình công sở điện tử tại Sở Thông tin và Truyền thông được xây dựng mang lại một môi trường làm việc hiện đại, thuận lợi cho công tác, triển khai nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành công việc trên mạng, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ thường xuyên, đặc biệt là giải quyết các thủ tục hành chính mức độ 2, 3 đem lại hiệu quả cao trong công việc, tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm và được sự đồng tình, hoan nghênh của lãnh đạo, tổ chức, cá nhân.
Các phần mềm xây dựng các thủ tục hành chính theo quy trình chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông đã giảm thiểu lớn sự phiền hà, tiết kiệm chi phí, phòng ngừa tiêu cực của cán bộ, công chức và thời gian của các tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu giải quyết công việc tại Sở Thông tin và Truyền thông. Từng bước hoàn thiện các quy trình xử lý công việc trong nội bộ cơ quan; xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác, thái độ phục vụ của cán bộ, công chức.
Các phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu đặt ra, đến này không chỉ quản lý 5 thủ tục hành chính được xây dựng trong đề tài của Sở Thông tin và Truyền thông năm 2012 mà còn bao gồm 2 thủ tục hành chính cấp 3 (lĩnh vực báo chí xuất bản) và hơn 30 thủ tục hành chính cấp 2 thuộc các lĩnh vực mà Sở Thông tin và Truyền thông quản lý. Phần mềm quản lý số lượng các thủ tục hành chính là hơn 40.
Trong năm 2014,2015, Sở Thông tin và Truyền thông Hải Dương đề xuất tiếp tục triển khai nhân rộng mô hình Công sở điện tử tại 7 đơn vị: Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giao thông vận tải, Sở Y tế, Sở Nội vụ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Xây dựng, Sở Công thương. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ của Microsoft: Hệ điều hành cho máy chủ: MS Windows 2008 Server; Webserver: Microsoft Internet Information Service 7.0 (IIS); Hệ cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008; Công cụ phát triển: Microsoft Office SharePoint Server; Bộ mã và font chữ: Unicode chuẩn theo TCVN 6909-2001: Font chữ chuẩn được chọn là: Time New Roman, Arial; bộ gõ tiếng Việt là VietKey hoặc UniKey; Ngôn ngữ hiển thị là Tiếng Việt.
Với các chức năng chính như: tiếp nhận hồ sơ; phân công thụ lý hồ sơ; thụ lý hồ sơ; theo dõi tiến độ thụ lý hồ sơ; phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ; trả kết quả phần mềm đã đáp ứng rất tốt việc tiếp nhận, xử lý, và trả kết quả cho công dân, tổ chức giải quyết thủ tục hành chính, Kết xuất sổ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính; Kết xuất bảng theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (số hồ sơ đã tiếp nhận, số hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ đang giải quyết, số hồ sơ chậm giải quyết); Kết xuất báo cáo tổng hợp tình hình nhận và giải quyết hồ sơ theo định kỳ của các cán bộ, các phòng chuyên môn; Quản trị thông tin danh mục; Quản trị người sử dụng; Quản trị tài khoản đăng ký sử dụng dịch vụ.
Phần mềm xây dựng các thủ tục hành chính theo quy trình chuẩn đã giảm thiểu lớn sự phiền hà, tiết kiệm chi phí, phòng ngừa tiêu cực của cán bộ, công chức và thời gian của các tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu giải quyết công việc tại các Sở, ngành. Từng bước hoàn thiện các quy trình xử lý công việc trong nội bộ cơ quan; xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác, thái độ phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức.
Các phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu đặt ra, trong quá trình triển khai đã được các Sở đóng góp ý kiến hoàn thiện và đến nay đã đi vào vận hành, sử dụng, được phản hồi tích cực từ các tổ chức, cá nhân liên quan.
Mô hình “Công sở điện tử” khi đưa vào vận hành đến nay đã phát huy hiệu quả trong công việc quản lý của cơ quan đồng thời tạo môi trường làm việc trực tuyến, hiện đại cho các cán bộ, công chức của các đơn vị thụ hưởng, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý Nhà nước tại tỉnh Hải Dương. Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính tại các đơn vị.
Mô hình công sở điện tử mang lại một môi trường làm việc hiện đại, thuận lợi cho công tác, triển khai nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành công việc trên mạng, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ thường xuyên, đặc biệt là giải quyết các thủ tục hành chính mức độ 3 đem lại hiệu quả cao trong công việc, tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm. Việc xây dựng “mô hình Công sở điện tử” tại nhiều cơ quan, đơn vị khác trong tỉnh đem lại hiệu quả trong công việc và tiến tới mục tiêu chính quyền điện tử trong tương lai.
Hải Ninh
