Công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của các cơ quan nhà nước là điều hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan Nhà nước với nhau, trong giao dịch của cơ quan Nhà nướcvới tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính, đảm bảo công khai và minh bạch.
Những năm qua, tỉnh Hải Dương luôn quan tâm đến việc ứng dụng và phát triển CNTT trong mọi hoạt động quản lý, điều hành, phát triển sản xuất đối với các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Việc đầu tư xây dựng “Công sở điện tử” tại các cơ quan, đơn vị quản lý nhà nước sẽ mang lại những hiệu quả đầu tư tích cực, giảm thiểu chi phí tối đa, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức... để tiến đến chính quyền điện tử.
Ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước là điều hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan Nhà nước với nhau, trong giao dịch của cơ quan Nhà nướcvới tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính, đảm bảo công khai và minh bạch. Điều này được thể hiện rõ từ những chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước như Luật Công nghệ thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ - CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của các Bộ, ngành trung ương và địa phương.
Đến hết năm 2014, tại Hải Dương, toàn tỉnh đã xây dựng được 11 mạng diện rộng (mạng WAN), trên 2000 mạng cục bộ (mạng LAN), trên 1000 máy chủ và 20.000 máy trạm phân bố rộng khắp trong các cơ quan Đảng, quản lý Nhà nước, trong các doanh nghiệp và trong dân. Tổng số máy tính trong các cơ quan nhà nước ước khoảng 2400, tỷ lệ máy tính/cán bộ công chức là 80%. Tỷ lệ đơn vị đã có mạng cục bộ (LAN) là 100%. Tỷ lệ máy tính được kết nối mạng cục bộ là 100%. Tỷ lệ máy tính kết nối Internet qua cổng chung của các cơ quan là 100%. Hạ tầng mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước đã triển khai xong đảm bảo kết nối tới Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố với tổng số 55 điểm kết nối. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh được đầu tư triển khai tới 28 điểm cầu tại UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và UBND 12 huyện, thị xã, thành phố.
Hiện nay, ngoài Cổng thông tin điện tử của tỉnh, 2 huyện Gia Lộc và Thanh Hà đang xây dựng trang thông tin điện tử, còn lại tất cả các sở, ngành và các huyện, thị xã, thành phố đã có trang/cổng thông tin điện tử. Trong số các trang/cổng thông tin điện tử trên, có 24 cổng thông tin điện tử của các đơn vị xây dựng dựa trên nền công nghệ SharePoint theo khung kiến trúc tổng thể của Microsoft, được đặt tên miền thống nhất theo định dạng haiduong.gov.vn (đối với bên chính quyền) và haiduong.org.vn (đối với bên Đảng), quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc “cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước” và được lưu trữ tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông; còn lại 8 đơn vị khác chưa đặt tên miền thông nhất theo tên miền của tỉnh và thuê chỗ lưu trữ tại các doanh nghiệp viễn thông.Hầu hết các cơ quan đều sử dụng thư điện tử trong trao đổi công việc. Hệ thống thư điện tử công vụ đang được vận hành với gần 1000 tài khoản dành cho đối tượng cán bộ, công chức từ cấp phó trưởng phòng cấp huyện, Sở, Ban, Ngành trở lên.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã triển khai tại các sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố. Hiện nay, 100% cácđơn vị đưa vào khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm vẫn dừng lại ở xử lý quy trình nội bộ mỗi cơ quan, chưa xử lý liên thông giữa các cơ quan với nhau.Có 10huyện đã xây dựng và đưa vào vận hành hệ thống thông tin một cửa điện tử, trong đó một số huyện đã và đang triển khai liên thông xuống cấp xã, các huyện còn lại đang triển khai đầu tư năm 2015. Nhìn chung, các đơn vị đều vận hành tốt hệ thống, mang lại hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành và phục vụ tốt nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.Nhiều phần mềm chuyên ngành được xây dựng mới và đưa vào sử dụng như: Quản lý các đối tượng bảo trợ xã hội và hộ nghèo trên địa bàn tỉnh Hải Dương tại Sở Lao động thương binh xã hội; Cấp đổi giấy phép lái xe, Cấp đổi phù hiệu cho giấy phép vận tải, Đăng kiểm tàu thủy tại Sở Giao thông vận tải; Quản lý cấp phép báo chí xuất bản tại Sở Thông tin và Truyền thông... Việc triển khai sử dụng mô hình “Công sở điện tử” tại các cơ quan, đơn vị quản lý Nhà nước sẽ mang lại những hiệu quả đầu tư tích cực, giảm thiểu chi phí tối đa và đây cũng là xu thế, là sự phát triển tất yếu, bởi nếu các cơ quan hành chính Nhà nước không đổi mới kịp thì sẽ không quản lý nổi một xã hội đang phát triển từng ngày. Trong quá trình phát triển chính phủ điển tử, việc xây dựng, ứng dụng mô hình “Công sở điện tử” là rất quan trọng, tuy nhiên, tỉnh Hải Dương vẫn gặp phải một số vấn đề khó giải quyết là nhận thức, ý thức trách nhiệm và thói quen làm việc của người cán bộ công chức, viên chức; Trình độ về tin học của một số công chức, viên chức còn hạn chế để sử dụng “Công sở điện tử”; Nguồn kinh phí hàng năm bố trí để xây dựng công sở điện tử còn rất ít so yêu cầu đặt ra.
Xây dựng và phát triển giải pháp Công nghệ thông tin và điện tử tổng thể phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong nội bộ Cơ quan, phối hợp giải quyết công việc với các cơ quan khác và cung cấp các phương tiện thông tin phục vụ công dân, tổ chức; thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "Một cửa điện tử", trong đó xây dựng các phần mềm quản lý, phần mềm giải quyết các thủ tục hành chính tích hợp với Trang thông tin điện tử; Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ một cửa; Các dịch vụ công trực tuyến; Tích hợp cơ sở dữ liệu chuyên ngành; Hệ thống Thư điện tử; Hệ thống tra cứu điện tử; Hệ thống tra cứu SMS; Hệ thống Báo cáo trực tuyến.
Nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước trong các lĩnh vực được triển khai; đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao; đặc biệt là thực hiện tốt công tác cải cách thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho các tổ chức, công dân đến làm việc, liên hệ giải quyết công việc tại các đơn vị được nhanh gọn, đúng quy trình và thời gian quy định.Tăng cường sự phối hợp công tác giữa các đơn vị, cán bộ, công chức trong cơ quan; thực hiện giải quyết công việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian, chất lượng và hiệu quả; nâng cao tinh thần trách nhiệm trong giải quyết công việc.
Để khắc phục tình trạng trên, việc tổ chức xây dựng và thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “Công sở điện tử”, cụ thể là xây dựng các phần mềm quản lý, giải quyết các thủ tục hành chính bên cạnh việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành công việc trên mạng, hệ thống thư điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại là rất cần thiết nhằm: Nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước về thông tin và truyền thông; đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao; đặc biệt là thực hiện tốt công tác cải cách thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho các tổ chức, công dân đến làm việc, liên hệ giải quyết công việc tại Sở được nhanh gọn, đúng quy trình và thời gian quy định.Tăng cường sự phối hợp công tác giữa các đơn vị, cán bộ, công chức trong cơ quan; thực hiện giải quyết công việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian, chất lượng và hiệu quả; nâng cao tinh thần trách nhiệm trong giải quyết công việc.Nhằm định hướng sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định của Nhà nước; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức các kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sử dụng các phần mềm để sử dụng hiệu quả công việc được giao nhằm hướng tới hình thành một “Chính quyền điện tử” thật sự ở địa phương.
Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ của Microsoft:Hệ điều hành cho máy chủ: MS Windows 2008 Server; Webserver: Microsoft Internet Information Service 7.0 (IIS); Hệ cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008; Công cụ phát triển: Microsoft Office Share Point Server; Bộ mã và font chữ: Unicode chuẩn theo TCVN 6909 - 2001: Font chữ chuẩn được chọn là: Time New Roman, Arial; bộ gõ tiếng Việt là VietKey hoặc UniKey; Ngôn ngữ hiển thị: Tiếng Việt.
Với các chức năng chính như:tiếp nhận hồ sơ; phân công thụ lý hồ sơ; thụ lý hồ sơ; theo dõi tiến độ thụ lý hồ sơ; phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ; trả kết quả phần mềm đã đáp ứng rất tốt việc tiếp nhận, xử lý, và trả kết quả cho công dân, tổ chức giải quyết thủ tục hành chính, Kết xuất sổ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính; Kết xuất bảng theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (số hồ sơ đã tiếp nhận, số hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ đang giải quyết, số hồ sơ chậm giải quyết); Kết xuất báo cáo tổng hợp tình hình nhận và giải quyết hồ sơ theo định kỳ của các cán bộ, các phòng chuyên môn; Quản trị thông tin danh mục; Quản trị người sử dụng; Quản trị tài khoản đăng ký sử dụng dịch vụ.
Phần mềm xây dựng các thủ tục hành chính theo quy trình chuẩn đã giảm thiểu lớn sự phiền hà, tiết kiệm chi phí, phòng ngừa tiêu cực của cán bộ, công chức và thời gian của các tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu giải quyết công việc tại các Sở, ngành. Tiết kiệm thời gian cho công tác quản lí nhưng hiệu quả cao hơn nhiều so với việc quản lí kiểu truyền thống. Từng bước hoàn thiện các quy trình xử lý công việc trong nội bộ cơ quan; xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác, thái độ phục vụ của cán bộ, công chức.
Do phần mềm hoạt động trên môi trường Internet và dưới hình thức trao đổi dữ liệu trực tiếp nên ngoài việc cung cấp thông tin, tập hợp số liệu thống kê cho các nhà quản lý thì phần mềm còn thể hiện được việc công khai công việc tiếp nhận được các ý kiến phản hồi từ các môi trường bên ngoài… Công khai về kết quả thực hiện, tiện cho người dân, doanh nghiệp tra cứu thủ tục hành chính tại máy tính lắp đặt tại Sở, kết quả hiển thị trên mạng, tại máy tính kèm thoe bộ thủ tục chuẩn
Hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu đặt ra, trong quá trình triển khai đã được các Sở đóng góp ý kiến hoàn thiện và đến nay đã đi vào vận hành, sử dụng, được phản hồi tích cực từ các tổ chức, cá nhân liên quan. Đa số hồ sơ được giải quyết trực tuyến, theo đúng tiến độ và nghiệp vụ. Phần mềm quản lý số lượng các thủ tục hành chính là hơn 40 (cấp 3: 7; cấp 2: 34). Trong thời gian tới giải pháp sẽ tiếp tục được phát triển và hoàn thiện để cung cấp dịch vụ công trực tuyến cấp 4 tới người dân và tổ chức.
Trong quá trình thực hiện, nhóm phát triển luôn thực hiện đúng các thủ tục, quy định yêu cầu; phối hợp chặt chẽ với đơn vị đối tác, đến nay đã phát huy hiệu quả trong công việc quản lý của cơ quan.
Mô hình công sở điện tử mà nhóm phát triển xây dựng mang lại một môi trường làm việc hiện đại, thuận lợi cho công tác, triển khai nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành công việc trên mạng, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ thường xuyên, đặc biệt là giải quyết các thủ tục hành chính đem lại hiệu quả cao trong công việc, tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm.
Mô hình “Công sở điện tử” đã đoạt giải nhất trong hội thi Sáng tạo kỹ thuật tỉnh Hải Dương lần thứ IX (2014 - 2015).
Hải Ninh
