Thực hiện Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ, Sở Khoa học và Công nghệ đã trình UBND tỉnh Đề án "Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hải Dương giai đoạn 2006-2010" và đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 3511/2006/QĐ-UBND ngày 12/10/2006.
Qua 3 năm triểu khai, đến nay tất cả các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố ; các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc các sở đã và đang xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 (nay là TCVN ISO 9001:2008), Thường trực Ban chỉ đạo của tỉnh đánh giá có một số thuận lợi, khó khăn cơ bản và hiệu quả đạt được tại các cơ quan tham gia Đề án như sau:
1. Thuận lợi:
- Có sự quyết tâm, cam kết của lãnh đạo cao nhất.
- Sự đồng thuận, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức, người lao động.
- Các cơ quan đang triển khai chương trình cải cách thủ tục hành chính.
- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số cơ quan giải quyết công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành.
- Được sự thống nhất chỉ đạo, hướng dẫn của Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ.
- Có sự hỗ trợ tích cực của các tổ chức tư vấn.
2. Khó khăn:
- Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 của một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế.
- Lãnh đạo của một số đơn vị chưa thực sự muốn triển khai xây dựng và áp dụng.
- Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại một số đơn vị đã ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai.
- Tất cả thành viên trong Ban ISO, đặc biệt là đại diện lãnh đạo về chất lượng tại các cơ quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.
- Thói quen làm việc máy móc, thụ động của một số bộ phận, công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước.
- Một số đơn vị cơ sở vật chất còn khó khăn nhất là ở cấp huyện.
- Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ.
- Kinh phí cho việc áp dụng, duy trì hệ thống còn hạn chế.
- Các tổ chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu.
3. Một số hiệu quả đạt được:
Mặc dù còn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhưng tại các đơn vị đã đưa hệ thống vào vận hành đều đánh giá việc áp dụng đạt được những kết quả như sau:
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tránh được sự chống chéo, đồng thời tăng cường được sự phối hợp trong xử lý công việc.
- Ý thức trách nhiệm đối với cán bộ, công chức được nâng lên; kiểm soát được thái độ giao tiếp, ứng xử của từng cá nhân khi tiếp xúc với khách hàng.
- Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.
- Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót. Thuận tiện cho các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính.
- Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng thời gian được nâng lên...
- Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật.
- Tiếp nhận ý kiến của các tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc qua đó có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo môi trường làm việc minh bạch, thuận lợi.
- Một số cơ quan đã kết hợp tốt việc áp dụng ISO với triển khai Đề án 30.
- Tạo điều kiện cải tiến các quy trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công phục vụ các tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu quản lý của từng ngành, từng địa phương.
1. Thuận lợi:
- Có sự quyết tâm, cam kết của lãnh đạo cao nhất.
- Sự đồng thuận, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức, người lao động.
- Các cơ quan đang triển khai chương trình cải cách thủ tục hành chính.
- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số cơ quan giải quyết công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành.
- Được sự thống nhất chỉ đạo, hướng dẫn của Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ.
- Có sự hỗ trợ tích cực của các tổ chức tư vấn.
2. Khó khăn:
- Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 của một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế.
- Lãnh đạo của một số đơn vị chưa thực sự muốn triển khai xây dựng và áp dụng.
- Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại một số đơn vị đã ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai.
- Tất cả thành viên trong Ban ISO, đặc biệt là đại diện lãnh đạo về chất lượng tại các cơ quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.
- Thói quen làm việc máy móc, thụ động của một số bộ phận, công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước.
- Một số đơn vị cơ sở vật chất còn khó khăn nhất là ở cấp huyện.
- Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ.
- Kinh phí cho việc áp dụng, duy trì hệ thống còn hạn chế.
- Các tổ chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu.
3. Một số hiệu quả đạt được:
Mặc dù còn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhưng tại các đơn vị đã đưa hệ thống vào vận hành đều đánh giá việc áp dụng đạt được những kết quả như sau:
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tránh được sự chống chéo, đồng thời tăng cường được sự phối hợp trong xử lý công việc.
- Ý thức trách nhiệm đối với cán bộ, công chức được nâng lên; kiểm soát được thái độ giao tiếp, ứng xử của từng cá nhân khi tiếp xúc với khách hàng.
- Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.
- Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót. Thuận tiện cho các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính.
- Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng thời gian được nâng lên...
- Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật.
- Tiếp nhận ý kiến của các tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc qua đó có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo môi trường làm việc minh bạch, thuận lợi.
- Một số cơ quan đã kết hợp tốt việc áp dụng ISO với triển khai Đề án 30.
- Tạo điều kiện cải tiến các quy trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công phục vụ các tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu quản lý của từng ngành, từng địa phương.
