Tiêu chí đánh giá hệ thống truy xuất nguồn gốc đối với thực phẩm

Khuyến nghị: Các điểm kiểm soát này đáp ứng các yêu cầu của hệ thống TXNG, nhưng không bắt buộc phải tuân thủ.

Nhóm Lựa chọn đối tượng

Có 4 điểm kiểm soát liên quan đến kiến thức về các yêu cầu đối với hệ thống TXNG: 02 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Tổ chức phải có tài liệu thích hợp miêu tả phạm vi, mục tiêu và các bước liên quan trong hệ thống TXNG (kế hoạch TXNG), miêu tả việc quản lý các liên kết trong hệ thống TXNG và trách nhiệm quản lý và nhân sự trong phạm vi của hệ thống TXNG; 2) Hệ thống tài liệu bao gồm phạm vi và mục tiêu xác định của hệ thống TXNG phải được cấp quản lý ký duyệt. Đội ngũ cán bộ quản lý phải hiểu và giải thích được mục tiêu và phạm vị của hệ thống;

02 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: 1) Lãnh đạo và những người có trách nhiệm của tổ chức cần cập nhật các quy định, tiêu chuẩn và/hoặc hướng dẫn thực hiện TXNG; 2) Tổ chức cần có một hệ thống để đảm bảo việc theo dõi, cập nhật về các yêu cầu TXNG của khách hàng.

Nhóm định danh sản phẩm

Nhóm này có 5 điểm kiểm soát liên quan đến việc định danh thương phẩm trong hệ thống dữ liệu gốc đối với tất cả thương phẩm đã tiếp nhận, sản xuất và/hoặc vận chuyển: 02 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Phải có hồ sơ dữ liệu gốc với mã định danh đơn nhất và phần miêu tả của tất cả các thương phẩm mà tổ chức tiếp nhận và cần được TXNG. Áp dụng cho tất cả các mức của hệ thống phân cấp sản phẩm; 2) Phải có hồ sơ dữ liệu gốc với Mã thương phẩm đơn nhất toàn cầu (GTIN) và phần miêu tả về tất cả các thương phẩm do tổ chức phân phối, ở tất cả các cấp của hệ thống phân cấp sản phẩm cần TXNG;

02 điểm kiểm soát tùy chọn: 1) Có hồ sơ dữ liệu gốc sử dụng Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu (GDSN) với GTIN và phần miêu tả của tất cả các thương phẩm mà tổ chức tiếp nhận và cần được TXNG. Áp dụng cho tất cả các mức của hệ thống phân cấp sản phẩm; 2) Có hồ sơ dữ liệu gốc với mã định danh của tổ chức Mã số mã vạch quốc tế (GS1) của tất cả các tài sản cần TXNG;

01 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: Có tài liệu hoặc hồ sơ về mã định danh đơn nhất và phần miêu tả vật phẩm trung gian quan trọng do tổ chức sản xuất.  

Nhóm vị trí chuỗi cung ứng

Nhóm này có 7 điểm kiểm soát liên quan đến việc định danh nội bộ và bên ngoài và cách xác định các vị trí nội bộ và bên ngoài trong hệ thống dữ liệu gốc: 02 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Hồ sơ dữ liệu gốc có phần miêu tả và mã định danh của mọi đối tác thương mại. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm tên, địa chỉ của tổ chức; 2) Hồ sơ dữ liệu gốc có Mã địa điểm toàn cầu (GLN) và phần miêu tả của mọi địa điểm nội bộ của tổ chức cần phù hợp với các đối tác thương mại (ví dụ: trung tâm phân phối, điểm tiếp nhận, điểm phân phối, cơ sở sản xuất, trang trại). Mỗi tổ chức cần định danh ở mức độ tối thiểu về địa điểm của pháp nhân của mình. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm tên và địa chỉ của tổ chức.  

02 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Hồ sơ dữ liệu gốc có mã định danh và phần miêu tả của mọi địa điểm nội bộ cần được TXNG của tổ chức (ví dụ: vị trí làm việc, dây chuyền sản xuất, vị trí kho bãi); 2) Hồ sơ dữ liệu gốc có mã định danh và phần miêu tả của mọi địa điểm của đối tác thương mại cần được TXNG (ví dụ: kho bảo quản, trung tâm phân phối). Địa điểm phải là pháp nhân hoặc thực thể vật lý tham gia vào chuỗi cung ứng. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm tên và địa chỉ của tổ chức;

02 điểm kiểm soát tùy chọn: 1) Hồ sơ dữ liệu gốc có phần miêu tả và mã địa điểm (GLN) của mọi đối tác thương mại. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm tên và địa chỉ của tổ chức; 2) Hồ sơ dữ liệu gốc có mã địa điểm được định danh bằng GLN của mọi đối tác thương mại cần được TXNG. Địa điểm phải là pháp nhân hoặc thực thể vật lý tham gia vào chuỗi cung ứng. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm tên và địa chỉ của tổ chức;

01 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: Có hồ sơ dữ liệu gốc với phần miêu tả và mã định danh của mọi nhân viên tham gia vào chuỗi sản xuất và phân phối. Phần miêu tả ít nhất gồm: tên, mã định danh (hoặc thẻ biển hiệu) và vị trí.

Nhóm Xây dựng các thủ tục có 10 điểm kiểm soát liên quan đến các thủ tục đối với thương phẩm có thể TXNG và các vật phẩm trung gian được tiếp nhận, sản xuất và phân phối, thủ tục về việc sắp xếp dữ liệu gốc quan trọng và  thủ tục hoặc công cụ để thu thập, ghi chép, chia sẻ và truyền đạt thông tin TXNG trong nội bộ và giữa các bên liên quan chính:

04 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Có thủ tục dạng văn bản miêu tả chi tiết cách điều chỉnh dữ liệu gốc quan trọng để TXNG với các đối tác thương mại. Dữ liệu gốc phải bao gồm: các bên; địa điểm vật lý; tài sản; thương phẩm có thể TXNG; 2) Có thủ tục hoặc cơ chế xác định (bản giấy hoặc bản điện tử) ở mỗi giai đoạn của thủ tục TXNG. Các biểu mẫu và/hoặc cơ chế kỹ thuật số hoặc giấy phải nêu chi tiết các thủ tục thu thập, ghi chép và chia sẻ thông tin TXNG ở từng giai đoạn của thủ tục TXNG, xác định từng người chịu trách nhiệm về thông tin được ghi lại; 3) Có thủ tục yêu cầu truy xuất ngược nội bộ và bên ngoài dạng văn bản xác định quy trình yêu cầu thông tin TXNG trong trường hợp có sự cố. Thủ tục đó phải chứa: danh sách các đối tác nội bộ và bên ngoài; xác định các nhân sự chủ chốt để quản lý sự cố (ví dụ: thu hồi) với các trách nhiệm xác định; kế hoạch liên lạc với yêu cầu theo dõi nội bộ và bên ngoài; các thuộc tính sản phẩm chính như mã định danh sản phẩm, mẻ/lô, số lượng, thành phần, loại vật liệu, mẻ/lô/ngày sản xuất; xác định vị trí (hoặc thuộc tính vị trí) trong tổ chức và giữa các đối tác thương mại; danh sách tài liệu cần được cung cấp cho các bên nội bộ và bên ngoài; 4) Có thủ tục liên lạc nội bộ và bên ngoài trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thực phẩm, phải thu hồi, tiêu hủy sản phẩm. Có thủ tục dạng văn bản miêu tả chính xác về cách giao tiếp với các bên liên quan chính trong trường hợp phải thu hồi: nhóm chất lượng và an toàn (nội bộ); giám đốc sản xuất (nội bộ); chủ sở hữu thương hiệu; các nhà cung cấp; nhà sản xuất; phòng thí nghiệm chuyên dụng; cơ quan quản lý; chuyên môn pháp lý; nhóm giám sát thị trường và người tiêu dùng.

03 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Có thủ tục dạng văn bản miêu tả chi tiết từng thương phẩm có thể TXNG được tổ chức tiếp nhận, sản xuất và gửi đi. Tài liệu phải bao gồm: mã số tài liệu đối với mã số các thủ tục hoặc mã nhận dạng (ID); tên sản phẩm; thành phần; số lượng; bao bì; phương pháp phân phối; 2) Có thủ tục dạng văn bản miêu tả chi tiết định danh về mẻ/lô sản xuất của từng thương phẩm được tổ chức tạo ra; 3) Có thủ tục dạng văn bản để chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn GS1 về chất lượng mã vạch, phân bổ số lượng và duy trì ấn định GTIN cho mọi thương phẩm mà tổ chức phân phối.

01 điểm kiểm soát tùy chọn: Có thủ tục hiệu quả để đồng bộ hóa dữ liệu gốc bằng Mạng hài hòa dữ liệu toàn cầu (GDSN) với các đối tác thương mại tồn tại trong tổ chức và được văn bản hóa chi tiết. Dữ liệu gốc được đồng bộ hóa phải gồm: các bên; địa điểm vật lý;  tài sản; thương phẩm có thể TXNG;

02 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: 1) Có thủ tục dạng văn bản miêu tả chi tiết các vật phẩm trung gian có thể TXNG được tổ chức sản xuất. Tài liệu phải gồm: mã số tài liệu đối với mã số các thủ tục hoặc ID; tên sản phẩm; thành phần; số lượng; bao bì; phương pháp phân phối; 2) Có thủ tục dạng văn bản về mẻ/lô sản xuất của mỗi vật phẩm trung gian đã kiểm kê cần được TXNG.

Nhóm dòng vật chất 

Nhóm này có 12  điểm kiểm soát liên quan đến việc định danh vật lý và ký hiệu trên tất cả các cấp độ phân cấp của các vật phẩm có thể TXNG được tiếp nhận, sản xuất và/hoặc vận chuyển, lưu đồ về các quá trình chuyển đổi/sản xuất (từ nguyên liệu/bao bì đến thành phẩm) và phản hồi yêu cầu TXNG giữa các đối tác thương mại:

03 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Các thương phẩm do tổ chức tiếp nhận cần truy xuất nguồn gốc được định danh vật lý (bằng GTIN) và vật mang dữ liệu GS1. Các thương phẩm do tổ chức tiếp nhận phải có GTIN và vật mang dữ liệu (theo tiêu chuẩn của GS1) trên bao bì hoặc ít nhất là trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo; 2) Các đơn vị logistic do tổ chức gửi đi phải có Mã côngtenơ vận chuyển theo seri (SSCC) và mã vạch GS1-128 hoặc thẻ điện tử cho sản phẩm/thẻ đinh danh bằng tần số radio (EPC/RFID) được gắn trên vật phẩm/bao bì hoặc ít nhất là trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo; 3) Thương phẩm do tổ chức gửi đi được định danh bằng GTIN và vật mang dữ liệu GS1 được đính kèm trên bao bì hoặc ít nhất là trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo.

05 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Các chuyến hàng do tổ chức tiếp nhận cần được TXNG phải có mã định danh trên vật phẩm hoặc nếu không, có thể có ít nhất trên bao bì chứa vật phẩm hoặc trong tài liệu kèm theo; 2) Các đơn vị logistic do tổ chức tiếp nhận phải có mã định danh trên vật phẩm hoặc nếu không có thể có ít nhất trên tài sản chứa vật phẩm hoặc trong tài liệu kèm theo; 3) Tất cả các vật phẩm trung gian được kiểm kê phải có mã định danh và/hoặc số mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri trên bao bì hoặc nếu không được thì ít nhất phải có trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo; 4) Các chuyến hàng do tổ chức gửi đi cần được TXNG phải có Mã số toàn cầu định danh chuyến hàng (GSIN AI 402) với mã vạch GS1-128 trên chuyến hàng hoặc ít nhất là trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo; 5) Các thương phẩm do tổ chức phân phối phải được định danh bằng mẻ/lô sản xuất, số xêri hoặc Mã số thương phẩm toàn cầu theo xêri (SGTIN) trên bao bì hoặc trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo;

03 điểm kiểm soát tùy chọn: 1) Các chuyến hàng do tổ chức tiếp nhận phải có mã định danh chuẩn về vật thể (GSIN AI 402) hoặc nếu không thì ít nhất là trên bao bì chứa vật phẩm hoặc trong tài liệu kèm theo; 2) Các đơn vị logistic do tổ chức tiếp nhận phải có SSCC và mã vạch GS1-128 hoặc thẻ EPC/RFID trên bao bì/bao bì bên ngoài hoặc ít nhất là trên vật chứa bao bì hoặc trong tài liệu kèm theo; 3) Có chương trình và lưu đồ có tính hệ thống về các quá trình liên quan đến sản xuất thương phẩm, từ nguyên liệu, vật liệu, bao bì thô đến khi thương phẩm được giao cho khách hàng;

01 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: Có chương trình và lưu đồ có tính hệ thống để liên kết các quy trình yêu cầu truy xuất ngược quy trình sản xuất của tổ chức đối với các thương phẩm và/hoặc sản phẩm không phù hợp.

Nhóm Yêu cầu về thông tin có 13 điểm kiểm soát liên quan đến thông tin về khả năng TXNG đối thương phẩm, quản lý nội bộ và bên ngoài về các liên kết thông tin:

04 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Phải có hồ sơ ghi lại thông tin xác định mã định danh số mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm đã được gửi đi hay vẫn nằm trong phạm vi lân cận tổ chức; 2) Phải có hồ sơ miêu tả trong một hoặc nhiều hệ thống (bản giấy hoặc bản điện tử) với mỗi chuyến hàng và đơn vị logistic đơn nhất toàn cầu do tổ chức phân phối. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm: mã định danh toàn cầu chuyến hàng đối với chuyến hàng (GSIN AI 402); mã SSCC; mã định danh bên nhận (GLN nếu sử dụng); ngày gửi đi. 3) Phải có hồ sơ miêu tả trong một hoặc nhiều hệ thống (bản giấy hoặc bản điện tử) cho mỗi thương phẩm có thể TXNG đơn nhất toàn cầu do tổ chức gửi đi và cần được TXNG. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm: GTIN (đối với thương phẩm qua điểm bán hàng); số mẻ/lô hoặc số xêri; số lượng; khách hàng tiềm năng (GLN nếu sử dụng); thông tin bên tiếp nhận (GLN nếu sử dụng); văn bản về việc gửi hàng; ngày gửi hàng; 4) Phải có sẵn các tài liệu với thông tin TXNG chi tiết của các thương phẩm do tổ chức phân phối và có thể được chia sẻ với các đối tác thương mại, trong trường hợp có yêu cầu TXNG hoặc nhu cầu thương mại, cho từng mẻ/lô hoặc số xêri thương phẩm do tổ chức phân phối: mã định danh thương phẩm (GTIN nếu sử dụng); số lượng; ngày gửi hàng;  khách hàng tiềm năng mà mẻ/lô hoặc số xêri đã được gửi đến (GLN nếu sử dụng); văn bản về việc gửi hàng; thông tin bên tiếp nhận (GLN nếu sử dụng); mẻ/lô hoặc số xêri và nhà cung cấp thương phẩm được sử dụng làm đầu vào; ngày nhận mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm được sử dụng làm đầu vào;

07 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Hồ sơ có phần miêu tả (bản giấy hoặc bản điện tử) đối với mỗi chuyến hàng có thể TXNG và đơn vị logistic mà tổ chức tiếp nhận. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm:  mã định danh chuyến hàng (với chuyến hàng); mã số đơn vị logistic (cho các đơn vị logistic); mã định danh nhà cung cấp (GLN nếu sử dụng); ngày tiếp nhận; 2) Phải có biên bản giao hàng của thương phẩm đã tiếp nhận, gồm các thông tin sau: mã định danh thương phẩm (GTIN nếu sử dụng); số mẻ/lô hoặc số xêri (nếu sử dụng); số lượng; mã số nhà cung cấp (GLN nếu sử dụng); văn bản về việc gửi hàng; ngày tiếp nhận;

3) Tổ chức phải có hồ sơ có miêu tả trong một hoặc nhiều hệ thống (bản giấy hoặc bản điện tử) về mỗi chuyến hàng có thể TXNG và đơn vị logistic cần được TXNG. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm: mã định danh chuyến hàng đối với chuyến hàng; mã số đơn vị logistic (với các đơn vị logistic); số mẻ/lô hoặc số xêri; mã định danh bên nhận (GLN nếu sử dụng); ngày gửi đi; 4) Hồ sơ có định danh thương phẩm có thể TXNG phải có các thông tin sau:  mã định danh thương phẩm (GTIN nếu sử dụng); số mẻ/lô hoặc số xêri (nếu sử dụng); số lượng; khách hàng tiềm năng (GLN nếu sử dụng); bên tiếp nhận tiềm năng (GLN nếu sử dụng); văn bản về việc gửi hàng; ngày gửi hàng;

5) Có thể liên kết thông tin của các đầu vào và đầu ra (một với nhiều, nhiều với một, nhiều với nhiều) thông qua tài liệu sau:  thông tin về mỗi đơn vị logistic (ví dụ: số palet, mã định danh nhà cung cấp) nhận được liên kết với số mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri của thương phẩm; thông tin về từng mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri của thương phẩm (ví dụ: mã sản phẩm, hạn sử dụng) có liên quan đến việc chuyển đổi thương phẩm (ví dụ: ngày, giờ sản xuất); thông tin cho mỗi mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm nhận được (ví dụ: số thùng) được liên kết với các đơn vị logistic (ví dụ: số palet), chuyến hàng (ví dụ: mã định danh chuyến hàng) và mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm được phân phối (ví dụ: số sản phẩm, ngày gửi, tên địa điểm); thông tin của từng mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm được gửi đi được liên kết với các đơn vị logistic và chuyến hàng đang được giao;

6) Có khả năng liên kết thông tin của các đầu ra bằng cách sử dụng các mã định danh đơn nhất toàn cầu: đối với mỗi đơn vị logistic do tổ chức phân phối, SSCC của đơn vị đó được liên kết với GTIN và mẻ/lô sản xuất hoặc số xêri của thương phẩm; đối với mỗi thương phẩm được phân phối, GTIN và mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm được liên kết với SSCC của các đơn vị logistic liên quan; 7) Phải có một hồ sơ về việc liên kết thông tin của từng mẻ/lô thương phẩm đã gửi hoặc số xêri và đơn vị logistic với khách hàng, điểm đến và ngày gửi;

02 điểm kiểm soát tùy chọn: 1) Hồ sơ có phần miêu tả (bản giấy hoặc bản điện tử) đối với mỗi chuyến hàng và đơn vị logistic đơn nhất toàn cầu mà tổ chức tiếp nhận cần được TXNG. Phần miêu tả ít nhất phải bao gồm: mã định danh chuyến hàng với số phân định ứng dụng của GS1 (AI 402); SSCC (với đơn vị logistic); mã định danh nhà cung cấp (GLN nếu sử dụng); ngày tiếp nhận; 2) Tài liệu điện tử thông báo giao hàng của GS1 (DESADV GS1) được sử dụng để gửi tin nhắn điện tử về thông tin thương phẩm cho các đối tác thương mại trước khi giao hàng thực. Các tiêu chuẩn GS1 tương ứng là EANCOM hoặc GS1 XML.

Nhóm yêu cầu về tài liệu, hồ sơ có 5 điểm kiểm soát liên quan đến tài liệu và việc duy trì tài liệu về vai trò, trách nhiệm, cơ cấu tổ chức và các quy trình ghi chép liên quan đến TXNG:

04 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Phải có hồ sơ và nhật ký để xác nhận hiệu lực của tất cả các quy trình của tổ chức, từ việc tiếp nhận thương phẩm đến thời điểm thương phẩm được giao cho các đối tác thương mại; 2) Phải có các tài liệu miêu tả việc quản lý thông tin TXNG, trách nhiệm hoạt động và khả năng của hệ thống để TXNG như: cơ cấu tổ chức; sự phụ thuộc; vai trò; nhân sự; cơ sở hạ tầng; phương pháp thu thập tài liệu; phần mềm được sử dụng (nếu có); 3) Các tài liệu liên quan đến thông tin TXNG của thương phẩm được duy trì cho đến hết vòng đời và được lưu trữ trong thời gian tối thiểu một năm và phải được cập nhật trong thời gian tối thiểu là một năm, phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn hoặc yêu cầu thương mại được xác định trong các mục tiêu của hệ thống TXNG của tổ chức; 4) Tất cả các tài liệu của hệ thống TXNG được cập nhật (ít nhất hàng năm), phản ánh quá trình và thủ tục hiện hành và phải có sự thống nhất giữa các quá trình và tài liệu TXNG hiện tại. Những gì xảy ra trong dây chuyền sản xuất phảiđược phản ánh trong tài liệu về dây chuyền đó.

01 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: Tổ chức cần có một khu vực giới hạn truy cập và cấp phép các tài liệu được kiểm soát, nơi tất cả dữ liệu TXNG được ghi lại, lưu trữ và/hoặc quản lý.

Nhóm Cơ cấu và trách nhiệm có 3 điểm kiểm soát liên quan đến đội ngũ cán bộ tham gia vào hệ thống TXNG: 

03 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Tổ chức phải có nhóm TXNG, vai trò và trách nhiệm của nhóm này được xác định và lập thành văn bản; 2) Nhóm TXNG phải có các nguồn lực cần thiết để duy trì hệ TXNG, bao gồm nhân lực, công nghệ thông tin và ngân sách cho hoạt động; 3) Các nhân viên của tổ chức phải biết về các thủ tục TXNG hiện hành và các hướng dẫn áp dụng cho các chức năng của họ. Họ biết tìm cách nhận biết và sử dụng chúng ở đâu và khi nào cũng như cách sử dụng chúng.

Nhóm Đào tạo có 2 điểm kiểm soát liên quan đến đào tạo nhân viên:

01 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: Nhân viên của tổ chức được tham gia các khóa đào tạo về hệ thống TXNG. Phải có hồ sơ về thời điểm tiến hành các buổi hướng dẫn và/hoặc khóa đào tạo về hệ thống TXNG cho nhân viên chịu trách nhiệm về TXNG.

01 điểm kiểm soát tùy chọn: Có nhân sự chịu trách nhiệm về hệ thống TXNG của tổ chức, đã được đào tạo về TCVN 12850 và Hệ thống GS1. Hồ sơ cần có bằng chứng về việc tham gia đào tạo.

Nhóm phối hợp chuỗi cung ứng có 6 điểm kiểm soát liên quan đến trao đổi thông tin, quản lý sự cố, quản lý mối nguy và thu hồi sản phẩm:

01 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: 1) Mỗi đối tác thương mại của một mẻ/lô hoặc số xêri của thương phẩm có thể TXNG, ít nhất có thể có được thông tin TXNG kịp thời sau: mã định danh thương phẩm (GTIN nếu sử dụng); số lượng; ngày sản xuất; ngày gửi hàng;

05 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: 1) Mỗi đối tác thương mại của mẻ/lô hoặc số xêri của một thương phẩm cần được TXNG, có thể có được thông tin TXNG một cách kịp thời theo thỏa thuận giữa các hội viên của hội, hiệp hội hoặc giữa các doanh nghiệp; 2) Có quy trình quản lý dạng văn bản nêu chi tiết cách quản lý sự cố về TXNG Phải có quy trình quản lý dạng văn bản về sự cố và nêu tất cả các hành động cần thực hiện để xử lý sự cố; 3) Tổ chức phải lập một nhóm có thẩm quyền để xử lý sự cố về mối nguy an toàn trong tổ chức. Nhóm này phải được xác định rõ về vai trò và trách nhiệm; 4) Có kế hoạch dạng văn bản nêu chi tiết cách thức thu hồi các sản phẩm bị ảnh hưởng; 5) Có Quy trình quản lý mối nguy an toàn và quy trình thu hồi hoạt động thường trực.

Nhóm giám sát có 2 điểm kiểm soát liên quan đến kế hoạch giám sát và kiểm soát hệ thống TXNG:

01 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: Phải có một kế hoạch giám sát và kiểm soát định kỳ cho hệ thống TXNG đang hoạt động, phù hợp với phạm vi và mục tiêu;

01 điểm kiểm soát khuyến nghị áp dụng: Tổ chức cần có bằng chứng về kết quả theo dõi và kiểm soát hệ thống TXNG phù hợp với kế hoạch giám sát.

Nhóm đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài có 3 điểm kiểm soát liên quan đến hoạt động đánh giá nội bộ và bên ngoài của tổ chức:

02 điểm kiểm soát bắt buộc phải tuân thủ: 1) Phải có hồ sơ nêu rõ các cuộc đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên ngoài được thực hiện hàng năm; 2) Có hồ sơ về các kết quả đánh giá và đánh giá TXNG trước đây trong tổ chức;

01 điểm kiểm soát bắt buộc có điều kiện: Có hồ sơ, tài liệu thể hiện kế hoạch và hành động khắc phục để giải quyết sự không phù hợp của các yêu cầu hệ thống TXNG.

Hệ thống các tiêu chí nêu trên là cơ sở để  kiểm tra, đánh giá các thành phần chính TXNG và thiết kế khung hệ thống TXNG, định danh, thu thập và chia sẻ thông tin TXNG giữa các đối tác thương mại trong chuỗi cung ứng mở rộng. Các tổ chức sau đây có thể áp dụng cho hệ thống TXNG của mình: Cơ sở sản xuất bao bì và vật chứa; Nông dân/cơ sở trồng trọt, chăn nuôi; Cơ sở xuất khẩu và nhập khẩu; Cơ sở cung cấp dịch vụ logistic; Cơ sở sản xuất/cơ sở chế biến; Cơ sở bán lẻ; Cơ sở cung cấp dịch vụ lưu kho và ký gửi; Cơ sở cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba; Cơ sở vận chuyển; Cơ sở bán buôn.

Nguồn: VietQ.vn