Cán bộ văn thư là người cập nhật thường xuyên (trong ngày) những văn bản, giấy tờ từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh chuyển đến theo mẫu được quy định của Cục lưu trữ Nhà nước tại sổ văn bản đi, văn bản đến.
Văn bản đi được cán bộ văn thư phân loại gồm 9 phông tài liệu như: Quyết định, Báo cáo, Tờ trình, công văn, giấy mời, kế hoạch, thông báo, giấy phép sử dụng X- quang, giấy xác nhận ngừng sử dụng X - quang tại các Trung tâm y tế. Các phông tài liệu này được lập theo thứ tự từng ngày để đánh dấu được mốc ban hành các văn bản đó. Văn thư Sở lập một sổ theo dõi mượn văn bản đi, khi công chức trong cơ quan có nhu cầu mượn phải được ghi vào sổ theo dõi và ký mượn văn bản.
Sau khi phân loại văn bản đến, cán bộ Văn thư đóng dấu và ghi rõ số đến, ngày tháng văn bản đến, vào sổ công văn đến theo thứ tự và trình Giám đốc văn bản nhận trong ngày. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm giao văn bản đó cho công chức, phòng và đơn vị có liên quan thực hiện.
Con dấu của cơ quan, Đảng uỷ, Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Chi đoàn Thanh niên và Thanh tra Sở được văn thư Sở quản lý thống nhất và sử dụng đúng quy định. Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ con dấu luôn đề cao tinh thần trách nhiệm và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư tại Sở Khoa học và Công nghệ Hải Dương đã nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng văn bản nói chung, trong đó có văn bản hành chính vào công tác chuyên môn của công chức góp phần hoàn thành nhiệm vụ chính trị của Sở.
